Deine Kaffeedaten.
Transparent behandelt.

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Datenschutzanfragen, einschließlich Auskunfts- und Löschanfragen, können an contact@beanmemo.com gerichtet werden.

2. Bereitstellung der Website und technische Protokolle

Beim Aufruf von Beanmemo verarbeitet der Hosting-Anbieter technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte URL, Referrer, Browser-/Geräteinformationen und Statuscode. Dies ist erforderlich, um die Website sicher und zuverlässig bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, störungsfreien Betrieb des Dienstes.

Beanmemo wird auf Vercel betrieben. Vercel kann Daten in den USA und an weiteren Standorten seiner Unterauftragnehmer verarbeiten. Laufzeitprotokolle des derzeitigen Hosting-Tarifs sind nach Anbieterangaben für eine Stunde verfügbar. Beanmemo protokolliert Nachrichten aus dem Feedback-Formular nicht zusätzlich im Anwendungscode. Die Vercel-Einstellung zur Nutzung von Code- und Chatdaten für das Training von KI-Modellen ist für das Beanmemo-Team deaktiviert.

3. Konto, Anmeldung und notwendige Cookies

Für ein Beanmemo-Konto verarbeiten wir E-Mail-Adresse, eine interne Benutzer-ID, Anmelde- und Bestätigungsstatus sowie Sitzungsdaten. Supabase Auth stellt hierfür Zugriffs- und Aktualisierungstoken bereit, die bei der serverseitigen Anmeldung in technisch notwendigen Cookies gespeichert werden. Coffee Discovery hält außerdem den letzten Such- und Review-Zustand vorübergehend im Session Storage, damit du aus der finalen Prüfung zu deinen Ergebnissen zurückkehren kannst; er wird mit der Browser-Sitzung verworfen. Ohne diese technisch notwendigen Daten kann der private Coffee Space bzw. die von dir angeforderte Review-Navigation nicht bereitgestellt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; das Speichern bzw. Auslesen notwendiger Sitzungsinformationen stützt sich zusätzlich auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Wenn eine Anmeldung mit Google angeboten wird und du sie auswählst, erhalten Beanmemo und Supabase die von Google für die Anmeldung bereitgestellte Konto-ID, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Basis-Profilangaben. Es werden keine Berechtigungen für Kontakte, Drive-Dateien oder andere Google-Dienste angefordert. Die Nutzung ist freiwillig; E-Mail und Passwort bleiben eine Alternative.

4. Dein Coffee Space

Wir speichern die von dir angelegten Kaffees, Brew-Journal-Einträge, Bewertungen, sensorischen Angaben, Notizen, Bibliotheksstatus sowie daraus erzeugte Referenz- und Geschmacksprofile. Diese Verarbeitung ist notwendig, um Journal, Coffee Library, My Taste und Coffee World bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Private Datensätze sind mit deiner Benutzer-ID verknüpft und durch Row Level Security getrennt. Andere angemeldete Nutzer können sie nicht abrufen. Strukturierte Produktfakten und Quellen können außerdem in einem gemeinsamen Produktkatalog gespeichert werden, jedoch ohne Benutzer-ID, Eigentumszuordnung oder private Notizen.

Wenn für einen Kaffee kein bestätigtes offizielles Produktbild verfügbar ist, kannst du freiwillig ein eigenes Verpackungsfoto hinzufügen. Beanmemo verkleinert und komprimiert das Bild im Browser und entfernt dabei eingebettete Metadaten. Das Foto wird anschließend in einem privaten Supabase-Storage-Bereich gespeichert und nur über einen zeitlich begrenzten, deinem Konto zugeordneten Zugriff angezeigt. Du kannst es jederzeit ersetzen oder entfernen; spätestens bei der Kontolöschung wird es gelöscht. Beanmemo verwendet diese privaten Fotos ohne eine gesonderte, ausdrückliche Einwilligung weder zum Training noch zur Evaluation von KI-Modellen.

5. Produktsuche und Quellen

Wenn du die Coffee Discovery verwendest, ruft Beanmemo öffentlich erreichbare Produktseiten ab und verarbeitet Produktname, Marke/Rösterei, Herkunft, Sorte, Aufbereitung, Röstung, Geschmacksangaben, Preis/Packungsdaten und Quellen-URL. Bei deiner gespeicherten Bohne können die ausgewählten strukturierten Fakten, ihre Herkunft und die URL eines bestätigten offiziellen Produktbildes abgelegt werden. Beanmemo kopiert dieses offizielle Bild nicht in den eigenen Produktkatalog, sondern lädt es beim Anzeigen vom offiziellen Anbieter. Dadurch erhält dieser Bildanbieter technisch notwendige Verbindungsdaten wie deine IP-Adresse und Browserinformationen. Bilder von Händlerseiten werden hierfür nicht verwendet. Wir übernehmen keine langen Marketingtexte oder Bewertungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für deine Suche und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Pflege eines sachlichen Produktkatalogs.

6. First-Party-Produktanalyse

Beanmemo misst mit eigenen Datenbankereignissen, ob Nutzer wichtige Schritte der öffentlichen Vorschau erreichen. Gespeichert werden Ereignisname, Zeitpunkt und nur technisch begrenzte Kategorien wie Anmeldemethode, UI-Ort, Setup-Typ oder Produktformat. Bei angemeldeten Nutzern kann das Ereignis mit der internen Benutzer-ID verbunden sein. Freitext, E-Mail-Adressen, Kaffeenamen, Verkostungsnotizen, Feedbacktexte und frei eingegebene URLs sind für diese Analysefelder nicht vorgesehen und werden durch die Eingabevalidierung abgewiesen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Fehler im Aktivierungsablauf zu erkennen und zu verstehen, ob die Vorschau einen nutzbaren Mehrwert bietet. Für Ereignisdaten gilt eine maximale Speicherdauer von zwölf Monaten; eine tägliche Datenbankbereinigung entfernt ältere Ereignisse. Bei bestätigter Kontolöschung werden die mit dem Konto verknüpften Ereignisdaten gelöscht. Du kannst dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, per E-Mail widersprechen.

7. Feedback

Über das Feedback-Formular verarbeiten wir Kategorie und Nachricht sowie freiwillig deine Antwort-E-Mail und die Ausgangsseite. Für die Missbrauchsbegrenzung wird die IP-Adresse unmittelbar in einen SHA-256-Hash umgewandelt. Hash und Zeitpunkte werden nur flüchtig im Speicher des Serverprozesses für eine rollierende Zehn-Minuten-Entscheidung verwendet und nicht in der Beanmemo-Datenbank gespeichert; abgelaufene Einträge werden bei nachfolgendem Feedback-Verkehr bereinigt und verschwinden spätestens mit dem Recycling des Serverprozesses. Die Feedback-Nachricht wird nicht in der Beanmemo-Datenbank gespeichert, sondern über Resend an das Betreiberpostfach versandt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist die Bearbeitung von Rückmeldungen und der Schutz des Formulars. Resend speichert nach eigenen Angaben Nachrichten- und Protokolldaten in den USA auf regulären Tarifen 30 Tage sowie Sicherungen sieben Tage. Für Übermittlungen nutzt Resend EU-Standardvertragsklauseln und nimmt am EU-US Data Privacy Framework teil. Gelöstes Feedback im Betreiberpostfach wird grundsätzlich spätestens nach zwölf Monaten gelöscht, soweit es nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen länger benötigt wird.

8. Dienstleister und Empfänger

• Supabase, Inc. – Authentifizierung und Postgres-Datenbank. Die Primärdaten liegen in West EU (Irland, eu-west-1); Supabase kann Unterauftragnehmer einsetzen und sieht für erforderliche Drittlandübermittlungen vertragliche Garantien vor.
• Vercel Inc. – Hosting, Auslieferung und serverseitige Funktionen; Verarbeitung kann in den USA stattfinden.
• Resend / Plus Five Five, Inc. – Versand des von dir initiierten Feedbacks an Beanmemo; Speicherung in den USA mit den oben genannten Garantien.
• Google – nur wenn die Google-Anmeldung angeboten und von dir ausgewählt wird. Google erklärt die Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework und den Einsatz von Standardvertragsklauseln, soweit erforderlich.
• Cloudflare Email Routing und der konfigurierte Postfachanbieter – nur für direkte E-Mails an die veröffentlichte Beanmemo-Kontaktadresse; dabei werden übliche Absender-, Empfänger-, Nachrichten- und Zustellmetadaten verarbeitet.

Eine Offenlegung an Behörden erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Beanmemo verkauft keine personenbezogenen Daten.

9. Speicherdauer und Löschung

Konto- und Coffee-Space-Daten werden grundsätzlich für die Dauer des Kontos gespeichert. Bei einer bestätigten Kontolöschung werden die mit dem Auth-Benutzer verknüpften Profile, Kaffees, Journal-Einträge und Bibliotheksereignisse über Datenbankbeziehungen gelöscht. Bereits ausgestellte Zugriffstoken können bis zu ihrem technischen Ablauf gültig bleiben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Sicherung von Rechtsansprüchen können im Einzelfall eine längere Aufbewahrung erfordern.

Die besonderen Fristen für Analytics, Feedback, flüchtige Missbrauchsprävention und technische Protokolle sind in den jeweiligen Abschnitten genannt. Quellenbezogene, nicht personenbezogene Produktfakten können nach Löschung deines Kontos im gemeinsamen Produktkatalog verbleiben.

10. Pflicht zur Bereitstellung

Für ein Konto sind E-Mail-Adresse und Anmeldedaten erforderlich. Ohne sie kann Beanmemo keinen privaten Bereich bereitstellen. Angaben zu Kaffees und Journal-Einträgen sind freiwillig; fehlende Angaben können lediglich die dazugehörigen Auswertungen und Empfehlungen einschränken. Feedback und Google-Anmeldung sind freiwillig.

11. Automatisierte Auswertungen

Beanmemo erzeugt aus Kaffee- und Bewertungsdaten Profile und Hinweise. Diese dienen ausschließlich der persönlichen Kaffeeorganisation und Empfehlung. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung statt, die rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigt.

12. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kannst du sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Richte deine Anfrage an contact@beanmemo.com. Zur Vermeidung einer Offenlegung an Unbefugte können wir einen geeigneten Nachweis verlangen, dass die Anfrage dein Konto betrifft.

13. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für den in Bayern ansässigen Betreiber ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig.

14. Änderungen

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser URL öffentlich abrufbar.

The following English translation is provided for convenience. The German version is the authoritative version.

Privacy Policy

1. Controller

No data protection officer has been appointed. Send privacy, access or deletion requests to contact@beanmemo.com.

2. Website delivery and technical logs

When Beanmemo is accessed, the hosting provider processes technically necessary connection data such as IP address, time, requested URL, referrer, browser/device information and status code. The legal basis is Article 6(1)(f) GDPR: our legitimate interest in secure and reliable operation.

Beanmemo is hosted by Vercel. Vercel may process data in the United States and in other locations used by its subprocessors. Runtime logs on the current hosting plan are available for one hour according to Vercel. Beanmemo does not additionally log feedback messages in application code. Vercel's setting allowing code and chat data to be used for AI-model training is disabled for the Beanmemo team.

3. Account, authentication and necessary cookies

We process your email address, internal user ID, confirmation status and session data to create and operate your account. Supabase Auth provides access and refresh tokens stored in technically necessary cookies for server-side authentication. Coffee Discovery also keeps the latest search and review state temporarily in session storage so you can return from final review to the same results; it is discarded with the browser session. The legal basis is Article 6(1)(b) GDPR and, for necessary device storage/access, Section 25(2)(2) TDDDG.

If Google sign-in is offered and you select it, Beanmemo and Supabase receive the account identifier, email and any basic profile claims Google makes available for sign-in. We do not request access to contacts, Drive files or unrelated Google services.

4. Your Coffee Space

We store the coffees, Brew Journal entries, scores, sensory answers, notes and library states you add, together with generated reference and taste profiles. This is necessary to provide the service under Article 6(1)(b) GDPR. Private rows are linked to your user ID and separated with Row Level Security.

You may optionally add your own or otherwise authorized package photo. Beanmemo resizes and re-encodes it in your browser or the native app, removing embedded metadata before upload. Native photo access is requested only when you choose a package photo; camera and microphone access are not requested. Temporary processed photo files are removed after saving, discarding or leaving the form; the operating system may also reclaim cache files. The photo is then stored in a private Supabase Storage area and displayed only through time-limited access tied to your account. You can replace or remove it at any time, and it is deleted no later than account deletion. Beanmemo does not use private photos for AI-model training or evaluation without separate, explicit consent.

5. Product discovery

When you use Coffee Discovery, Beanmemo retrieves public product pages and processes structured product facts and the source URL. Selected facts and provenance may be stored with your coffee. Web Discovery does not extract, save or display third-party product images. It links to the original product page; private coffees show your own photo, an existing saved product image, or a placeholder. Historical image references are retained when editing saved coffees. Long marketing copy and reviews are not copied. The legal bases are Article 6(1)(b) GDPR for your request and Article 6(1)(f) GDPR for maintaining a factual product catalog.

6. First-party product analytics

Beanmemo records event name, time and technically restricted categories such as authentication method, UI location, setup archetype or product format. Signed-in events may be linked to the internal user ID. Free text, email addresses, coffee names, tasting notes, feedback and arbitrary URLs are not intended for these analytics fields and are rejected by input validation. The legal basis is Article 6(1)(f) GDPR: improving preview activation and reliability. Event data is subject to a maximum retention period of twelve months, with a daily database cleanup removing older events. Confirmed account deletion removes event-level analytics linked to that account. You may object on grounds relating to your particular situation.

7. Feedback

The form processes category, message, optional reply email and source route. For abuse prevention, the IP address is immediately transformed into a SHA-256 hash. The hash and attempt times are held only in server-process memory for a rolling ten-minute rate-limit decision and are not written to the Beanmemo database; expired entries are swept on subsequent feedback traffic and the in-memory map disappears when the process is recycled. The message is sent through Resend to the operator mailbox and is not stored in the Beanmemo database.

The legal basis is Article 6(1)(f) GDPR. Resend states that regular plans retain message and log data in the United States for 30 days and backups for seven days, using the EU Standard Contractual Clauses and EU-US Data Privacy Framework. Resolved feedback in the operator mailbox is generally deleted within twelve months unless needed for legal claims.

8. Service providers and international transfers

• Supabase, Inc. – authentication and Postgres database in West EU (Ireland, eu-west-1), with contractual safeguards for necessary transfers.
• Vercel Inc. – hosting, delivery and server functions; processing may occur in the United States.
• Resend / Plus Five Five, Inc. – delivery of feedback initiated by you; US storage with the safeguards described above.
• Google – only when Google sign-in is offered and selected; Google states that it uses the EU-US Data Privacy Framework and SCCs where required.
• Cloudflare Email Routing and the configured mailbox provider – only for direct email sent to Beanmemo's published contact address; normal sender, recipient, message and delivery metadata are processed.

Beanmemo does not sell personal data. Disclosures to authorities occur only where legally required.

Native app session storage

The native app stores authentication credentials in iOS Keychain through Expo SecureStore to restore your session. Signing out removes the local session. Account-owned screen state is discarded when the account changes. Private photos use time-limited signed access; they are not public uploads. No advertising identifier, affiliate tracking SDK or third-party crash-reporting SDK is added by the native app.

9. Retention and deletion

Account and Coffee Space data are normally retained for the life of the account. Confirmed Auth-user deletion cascades to linked profiles, coffees, journal entries and library events. Previously issued tokens can remain valid until technical expiry. Legal retention obligations and legal claims may require longer retention in individual cases. Non-personal factual catalog entries may remain after account deletion.

10. Required and optional information

Email and authentication data are required for a private account. Coffee and journal details are optional, although missing details can limit related insights. Feedback and Google sign-in are optional.

11. Automated insights

Beanmemo generates profiles and suggestions from coffee and rating data. They are personal organization and recommendation tools only. No solely automated decision produces legal or similarly significant effects.

12. Your rights

Subject to GDPR requirements, you have rights of access, rectification, erasure, restriction, portability and objection. You may withdraw consent for future processing where consent is the basis. Contact contact@beanmemo.com. We may request suitable proof that the request relates to your account.

13. Complaints and updates

You may complain to a supervisory authority. For this Bavaria-based operator, this includes the Bavarian State Office for Data Protection Supervision (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach. This policy will be updated when features, providers or legal requirements change.